謹防失泄密，檔案數字化存在的這些風險你了解嗎？
編輯：2023-05-26 15:27:32
隨著社會的發展與進步
檔案資源所具有的巨大價值
逐漸被社會所認知
如今越來越多的紙質檔案
逐漸轉為數字檔案
可以說檔案數字化工作
與我們每個人息息相關
那么
什么是檔案數字化呢？
檔案數字化是指用計算機技術將模擬信號轉換為數字信號的處理過程。紙質檔案數字化就是采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的處理過程。
那么
檔案數字化又有哪些優勢？
跟著小密往下看！
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檔案數字化節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。
數字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。
由于信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為"無墻界檔案"，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。
將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。
相較于以往的管理方式
數字化檔案信息管理技術有了極大提升
既提高使用率也節省了時間
然而
便捷的同時也帶來新的挑戰！
尤其是對于檔案數字化工作中
經常存在的安全保密問題！
在傳統檔案管理的理念影響下，部分工作人員對電子檔案的特性了解不深，也未按要求對相關人員進行保密教育和提醒，導致部分工作人員錯誤地認為電子版檔案資料可以隨便復制，便“監守自盜”，小則損害個人信息安全，大則危害國家安全。
數字化檔案依托于網絡建立，通過現代化信息手段把檔案載體與檔案的信息分離開來，通過網絡整合關鍵信息共聯，這樣信息的深度和廣度得到了加強，同時也給檔案管理的安全帶來了挑戰。
由于電子檔案管理系統對使用者的識別主要是通過用戶密碼和用戶名，以及用戶密鑰來識別，一旦出現密碼泄露或者丟失，網絡管理系統不能做到人員識別，就會對檔案資料的安全產生極大影響和威脅。
為滿足檔案數字化工作的要求，提高檔案查詢利用的效率，越來越多的單位對檔案資源開展了檔案數字化外包服務工作。
在外包過程中，部分單位存在將涉密檔案交由不具有保密資質的企業做數字化加工的問題，或者將檔案數字化工作外包給有保密資質的企業后當起了“甩手掌柜”，既不規定數字化工作的場所，也不派專人或采取安裝攝像頭等技術手段對數字化過程進行全程監管，甚至對相關的數字化設備也不進行安全檢查，使國家秘密處于危險境地，隨時可能失控，自認為“高枕無憂”，實則“危機四伏”。
檔案數字化保密工作的重要性
不言而喻
在檔案數字化大環境下
如何做好保密工作成了新的難題！
不過也別擔心
小密自有方法！
檔案管理人員在檔案保密工作中扮演著極其重要的角色，要做好電子檔案安全保密工作，建議設立相對獨立、專業的技術管理崗位，積極引進專業對口、高素質的電子檔案管理人才。
在實際工作中，依據最新的政策和制度，充分運用諸如病毒查殺工具、木馬檢查工具、電子檔案“四性”檢測工具等，全面提升電子檔案保密管理工作水平。最終實現物盡其用、人盡其才，安全又保障的優良局面。
一是要按照國家檔案局印發的《檔案數字化外包安全管理規范》要求，慎重選擇外包公司開展數字化工作，涉及涉密檔案資料的數字化必須在專門場所進行，加工場所要安裝監控設備，并派專人全程監管；對于掃描儀、打印機等設備也要做好技術防范工作。
二是對存儲涉密數字化檔案資料的計算機等信息設備采取物理隔離措施，并嚴格看管，禁止接入互聯網。
三是對參與檔案數字化工作的人員做好身份審核、登記等工作，數字化服務機構應對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓，并與工作人員簽訂保密協議，明確規定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內容和其他安全保密責任、義務。安全保密協議應報送檔案部門備案。對相關人員承擔檔案數字化工作的具體安排要嚴格記錄在案，確保監管的可追蹤性。
文章來源：成華密語
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